Maila oss!
sales@nortechtelecom.se

Vanliga misstag i upphandlingar av kommunikations-/ip telefonisystem/mobila växlar


Man glömmer att rangordna krav efter prioritet.

Med en enkel skala på 1-3 berättar du för leverantören vad som är viktigt och mindre viktigt för dig. Du kan på så sätt få olika förslag på lösningar som är olika kostnadseffektiva.

Man tar med mindre viktiga funktionskrav som driver stora kostnader

Ibland blir listan på önskvärda funktioner för lång. Det behöver inte göra så mycket om det är saker som inte kostar så mycket. Ställ er frågan om ni verkligen behöver allt ni efterfrågar.

Några exempel:

Ex. Ibland så ställer man krav baserat på att så har vi alltid arbetat. När man t ex ställer krav på hänvisningssystem så kostar det extra men ofta används det inte och kan ersättas av röstbrevlådor och Unified Communications funktioner. Just hänvisningssystem kräver också disciplin av användarna och om det inte sköts skapar det snarare mycket irritation hos kunder och andra som söker en.

Ex. Andra exempel på överkrav är när man t ex kräver att ”ingen server” får stå hos oss. Detta är ofta för att man inte vill behöva befatta sig med eller sköta sin telefoni själv. Dock kan man ofta nå samma funktion billigare genom att köpa en telefoni som tjänst avtal (ofta kallat managed voice/services) där leverantören sköter, övervakar och driftar tjänsten med hjälp av lokal viss hårdvara hos kunden. Man kan i många fall skapa en massa kommunikationskostnader i onödan mellan eget kontor och t ex en drifthall. Dessa kommunikationer behöver ha hög QoS (Quality of Service).

Ex. Ett annat vanligt exempel är att man kräver support utöver vad verksamheten kräver. Det driver stora kostnader för kunden i onödan. Jourpersonal på obekväm arbetstid är generellt dyrt.

Man ställer otydliga krav på integrationer med andra IT system

Ofta förekommer krav som att ”ni måste kunna integrera mot vårt CRM system”. Men man anger inte vilka funktioner man vill uppnå i integrationen eller hur gränssnitten ser ut. Detta är extra viktigt då IT systemen som ska integreras emot inte är vanligt förekommande standardsystem.

Man jämför inte äpplen och päron

Det är ganska svårt i telefoni världen att jämföra telefonilösningar då de är komplexa och finns i olika avancerade versioner.

Några vanliga exempel på ”fel”:

– Man har angett funktionskrav på för hög nivå (ospecificerat) där alla anser sig uppfylla kravet. Några vanliga exempel:

Ex. ACD/kö funktionalitet med så kallade ACD-agenter. Det är viktigt för de flesta företag som har en innesäljavdelning, kundtjänst, ordermottagning, bokning eller liknande. De flesta lösningar har någon typ av ACD. Om man har behov av bra ACd ska man då specificera vad ACD/kö funktionaliteten ska göra. Ska den t ex ha look back funktionalitet, prioritering på kompetens, etc. Skriver man bara ACD kommer alla att kryssa ja.

Ex. Andra områden som kan vara på för hög nivå är t ex ”stöd för mobil anknytning”. Där man bör man också bryta ner vilken funktionalitet man vill ha.

Ex. Kalenderintegration är ett tredje vanligt område som behöver specificeras exakt vad man vill ha för funktionalitet.

– Man jämför olika avskrivningstider.

Ett vanligt exempel är en hyreslösning med bindetid 2 år. Det går inte att jämföra med en leasing/managed voice lösning på 2 år. En köpelösning bör ha en avskrivningstid på 5-7 år och därefter är den ”gratis”. Om man ska jämföra en hyreslösning så är det den ekonomiska livslängden (minimum 5-7 år) som bör användas för att få rättvisande siffror. Den ekonomiska livslängden med alltmer mjukvarubaserade lösningar ökar då man faktiskt efter 5 år står med en modernare lösning än 5 år innan. Att skriva av en köp/leasinglösning på 2 år är orimligt.

Man undersöker inte vilka nya funktioner som finns som kan öka effektivitet, produktivitet, försäljning eller sänka kostnaderna.

Dagens ip telefoni lösningar medför en mängd funktioner som kan bidra att förbättra resultatet för företag. Några exempel man bör analysera för att se om man kan få fördelar är:

Ex. Mjukvarutelefoner kan vara ett billigt alternativ för hemarbetsplaster men även för längre samtal via ip vid resor utomlands.

Ex. Telefonkonferenser inbyggt i lösningen sparar mycket pengar även för företag med måttligt användande av telefonkonferenser.

Ex. Webb möten/datakonferenser ökar produktiviteten, minskar reskostnader och ökar tillgängligheten till experter på distans.

Ex. Videokonferenser minskar resekostnader och ökar produktiviteten.

Ex. Röststyrd automatisk telefonist sparar tid och pengar för företag med lite större telefonist behov. Framförallt avlastar det telefonisten för den interna trafiken/kopplingarna.

Ex. Billigare att ringa internationellt mellan kontor med ip trunkar mellan kontor
Ökad möjlighet att administrera lösningen själv utan teknisk kunskap via t ex webbgränsnsitt.

Ex. Konsolidering/minskning av antal operatörsabonnemang (PRI/BRI/ISDN/SIP trunkar) genom att nätverka kontor/platser.

Man ställer krav som är i konflikt med varandra

Det skapar stora osäkerheter hos leverantören om upphandlaren ställer krav som är inkompatibla. Då kan det hända att leverantören antingen antar det värsta eller lägger in extra säkerhetsmarginaler. Ibland förekommer krav som:

Ex. Inget får installeras på klient datorer samtidigt som man vill ha ”click to call” vilket kräver just en, om än liten, klient installation.

Ex. Det ska gå att göra ”allt på alla telefoner inklusive mobiler”. Samtidigt ställer man krav på att man ska minst 12 snabbknappar, lysande lampa på telefonen för röstmeddelande indikering etc. En lysande lampa är en ovanlig feature på mobiltelefoner . . .

Ex. Även olika begränsningar i vad man får och inte får installera på servrar, brandväggsinställningar etc krockar ibland med olika funktionskrav.

Man ställer onödiga krav på HUR saker ska lösas

Generellt kan man säga att man ska fokusera på funktioner man vill ha inte hur de löses. Ofta kan det driva kostnader att tvinga leverantörer att lösa saker på ett visst sätt. Specificerar man bara funktion kommer leverantören att lösa det på billigaste sättet. Gå igenom upphandlingsunderlaget och försök identifiera onödiga krav på hur.

Gå tillbaka till förvirrad kring IP-telefoni

2006
2007
2008
Kontakt:

Färögatan 33 BV
164 51 Kista
Växel. +46 (0) 8 50169060
sales@nortechtelecom.se